会話でもテキストコミュニケーションでも、「これってどういう意味の返事かな」「OKってことでいいんだよね……？」と、相手を不安にさせる返事をしてしまったことはないでしょうか。
特にビジネスにおいて、相手を少しでももやっとさせるような返事をしていると、信用問題につながりかねません。
今回は、相手をもやっとさせてしまう返事の仕方3つと、信頼されるスマートな返事の仕方を紹介します。
相手をもやっとさせる返事の仕方3つ
コミュニケーションは双方のやりとりが大切であって、返事をする側だけの問題ではありませんが、ここではあえて「返事をする側」に焦点を当てます。
1. 時間に対する意思表示がない
「10日と15日であれば大丈夫です！」という返事をしてしまうと、日にちと時間をセットで聞かれていない限り、結局「10日なら何時が大丈夫ですか」と聞き返されてしまいます。具体的に時間まで伝えましょう。
先方が「10日の10時から16時の間で」というように幅を持たせている場合、「その時間内なら私もいつでもいい」と思ったとしても、「じゃあ、10日の10時で」というように、こちらからスケジュールのやりとりを完結させるのがスマートです。「その時間帯ならいつでも」と答えるのは、相手への配慮にはなっていません。迷った場合は、その中の一番早い日時に決めることをおすすめします。
坂本麻紀日にちを伝えるときは、曜日までセットで伝えましょう。10日(水) のようにですね。
2. 断定的でない返事
「行けると思います」「間に合うと思います」という曖昧な返事を、無意識にしていないでしょうか。約束ごとにおいて「〜〜と思います」は、相手にとって不安が残る回答です。もし先約との兼ね合いで断定が難しいなら、正直にその旨を伝えた方が好印象です。
- 「そのあたりの時間は今調整中なので、今週の金曜日に必ず確定のお返事をします」
- 「11時にはあいにく間に合いません。11時30分であれば確実に間に合います」
3. 今後変更の可能性を匂わせる返事
「20日(火) の朝10時から2時間、お時間ありますか」という提案に対して、「今のところは大丈夫です」と返事をしていないでしょうか。
提案する側が具体的な日時を示しているのに「今のところ」と言ってしまうと、後で「その時間、他の予定が入ったのでキャンセルさせてください」となる可能性が拭えません。第三者を交えて日程調整が何度も往復するような場面であれば「今のところは」が必要なこともありますが、その場にいる当事者同士だけで完結するスケジュール調整では、しっかり約束できるときに「今のところは」という言葉は避けましょう。
坂本麻紀以前、仕事で仲良くなった女性と「後日プライベートでお茶しましょう」と決まり、約束の前日に「もしお仕事だったらそちらを優先してくださいね」と連絡が来たときは驚きました。むしろ先方がキャンセルしたいのかなと勘ぐったほどです（そんな意図はなかったようですが）。約束している以上、後で別の予定を入れることはあり得ないはずだからです。
信頼されるスマートな返事の仕方
相手に信頼してもらえる返事の仕方は、「シンプルにわかりやすく伝える」ことに尽きます。
即決できないなら、いつになったら返事ができるのかを答えるべきです。また、「なくてもいい一言」は、かえって不安を与えてしまいます。「現在は調整中ですが、参加させていただきます」という返事をもらうことは少なくありませんが、必ず参加するのであれば「現在は調整中ですが」という前置きは不要です。
坂本麻紀調整するという自分の行動をここで言ったほうがいいのか、なくてもいいなら蛇足になります。
「遅れての参加になります。時間は調整中です」という場合は、何日になれば到着時間がわかるのかを添えておくと、相手への配慮になります。到着時間がわかり次第、早めに連絡しましょう。
予定を変更・キャンセルするときは、次の行動まで伝える
予定を変更したり、いったん決まっていた予定をキャンセルしたりするときは、「都合が悪くなりました」と伝えるだけで終わらせないことも大切です。相手が次にどうすればよいのかが分かるように、こちらから代わりの日程を提示したり、改めて連絡する時期を伝えたりすると、やり取りがスムーズになります。
たとえば、こちらの都合で予定を変更するのであれば、「○日が難しくなってしまいました。申し訳ありません。○日か○日でしたら調整できます」のように、次の候補を示すことができます。相手にもう一度日程を考えてもらう負担を減らすことにもつながります。
また、キャンセルの理由を必要以上に詳しく説明する必要はありません。相手が知りたいのは、事情の細部よりも「予定をどうするのか」ということだからです。事情を簡潔に伝えたうえで、変更や再調整について必要な情報を示すほうが、相手にとって分かりやすい返事になります。
連絡の文章では、「自分が何を伝えたいか」だけでなく、「この返事を受け取った相手は、次に何を判断したり、行動したりする必要があるか」と考えてみるとよいでしょう。
まとめ：返事において言葉の過不足は、配慮の過不足
「日程調整をする側」「返事をもらう側」「まとめ役」を何度か経験すると、自分が返事をする側になったときに、相手への想像がしやすくなります。相手は今何を聞きたいのか、今何を決めようとしているのかを俯瞰して見られると、配慮のある返事ができるようになります。
日程調整そのものの配慮についてはこちら、「大丈夫です」の曖昧さについてはこちらでも詳しく解説しています。組織全体でこうした「言葉の過不足をなくす」コミュニケーション力を鍛えたいとお考えの企業様は、ぜひシュプラノートの研修メニューをご覧ください。
