「今度遊ぼうね」と言ったきり、気づけば数ヶ月。
食事に誘いたいのに、なかなか日程が決まらない。予定を聞くのはいつも自分ばかり。1人だけ都合が合わない日が続いて、そのうち誘うこと自体が面倒になってくる——。
そんな経験はないでしょうか。
「お互い仕事が忙しいから仕方ない」と片づけてしまいがちですが、実は理由は別のところにあります。忙しい人ほど、誘われたその場でさくっと予定を入れられるのを、私は何度も目にしてきました。日程が決まらないのは、忙しさの問題ではなく、日程調整の「やり方」の問題であることが多いのです。
なぜ「1人だけ予定が合わない」が続くのか
グループで遊ぶ約束をしたとき、1人だけ予定が合わない状態が何週間も続くと、誘った側にも誘われた側にも小さなストレスが積み重なります。
よくあるのが、「みんなの都合のいい日を教えて」と全員に丸投げしてしまうケースです。一見、公平で気を遣っているように見えますが、実はこれが一番決まりにくいやり方です。全員が「誰かが決めてくれるだろう」と後回しにした結果、誰の返信も来ないまま日にちだけが過ぎていく、というのはよくある話です。
予定を聞かずに決められると冷める理由
逆に、確認もなく一方的に日にちを決められると、それはそれで気持ちが冷めてしまいます。
「予定を聞かずに決める」ことと「候補を出して選んでもらう」ことは、似ているようでまったく違います。前者は相手の都合を無視した「押しつけ」、後者は相手の負担を減らす「配慮」です。日程調整で人間関係がぎくしゃくするとき、その多くはこの違いを取り違えていることが原因です。
決めた側は「早く決めてあげた方が親切だろう」と思っていて、決められた側は「自分の都合をまったく考慮されなかった」と感じている。悪気があるわけではなく、良かれと思った行動が相手には逆の意味で伝わってしまう——この「送り手の意図」と「受け手の解釈」のズレこそが、日程調整で気持ちが冷める正体です。
誘う側が候補日を出すのがスマートな理由
結論から言うと、「会いたいです」と声をかけた側が、候補日をいくつか（目安は3つ以上）挙げるのがスムーズです。これは友達付き合いでも、仕事でも変わりません。
もし候補日のいずれも都合が合わなければ、そのときはじめて誘われた側が日にちを提案する。この順番であれば、お互いに「スケジュールを確認する手間」を最小限にできます。
仕事に置き換えるとわかりやすいのですが、「お時間をいただきたいです」とお願いする側が、「ちなみに、いつなら空いていますか」と聞き返したらどうでしょうか。自分のスケジュールを確認して、いくつか候補を出すのは、それなりに労力のいる作業です。会いたいと言っている側がその労力を使わず、相手からの提案をただ待つのは、少し違和感があります。
「自分の予定を先に言うと、まるで相手に合わせろと言っているようで気が引ける」と感じる人もいますが、逆です。相手に候補を考えさせず、選ぶだけにしてあげることこそが、一番の配慮なのです。
この「気が引ける」という感覚の裏には、「わがままな人だと思われたくない」という、自分がどう見えるかへの意識があります。しかし配慮とは、自分の見え方を気にして遠慮することではなく、相手の負担をどれだけ引き受けられるかで測られるものです。
当日まで予定が決まらない友達との付き合い方
「いつでもいいよ」「その時考える」というスタンスの友達もいます。相手に合わせているつもりでも、これは実は相手に「考える負担」を渡しているだけのことが多いです。
こういうときは、こちらから「〇日か△日、どっちが動きやすい?」と、選ぶだけで済む形にしてあげると、驚くほどスムーズに返事が返ってきます。「いつでもいい」と言われて途方に暮れているなら、選択肢を絞って渡す側に回ってみましょう。
実は、職場の日程調整でも同じことが起きている
ここまでは友人関係の話をしてきましたが、まったく同じ構造が、実は職場のスケジュール調整でも起きています。
会議の日程を「皆さんのご都合のよい日を教えてください」と全員に丸投げしてしまい、誰からも返信が来ないまま数日が過ぎる。上司から「いつなら空いてる？」と聞かれ、部下が恐縮しながら候補を出す。あるいは逆に、確認もなく一方的に予定を入れられて、相手が内心モヤモヤを抱える——。友達との約束で起きていたことと、驚くほど同じ形です。
シュプラノートが企業向けコミュニケーション研修で大切にしているのは、「話し方」だけでなく「聞く側にも意味をつくる責任がある」という視点です。日程調整のような小さなやり取りこそ、相手が置かれている文脈を読み、選びやすい形にして渡せているかどうかで、信頼関係が積み上がるか、静かにすり減っていくかが決まります。
たった一つの予定調整のメールやチャットの送り方が、相手にとって「この人とは仕事がしやすい」と感じるか、「またこの人か」と感じるかを左右している——。そう考えると、日程調整も立派なコミュニケーションスキルの一つだと言えるでしょう。
「相手の都合を汲み取りながら、伝え方や提案の仕方を整える力」は、日々の業務のあらゆる場面に応用できます。チーム内の連携や顧客対応の質を底上げしたいとお考えの方は、ぜひ一度シュプラノートの研修メニューをご覧ください。
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