予定への返事の仕方│もやっとさせない3つのポイント

会話でもテキストコミュニケーションでも、「これってどういう意味の返事かな」「OKってことでいいんだよね……？」と、相手を不安にさせる返事をしてしまったことはないでしょうか。

特にビジネスにおいて、相手を少しでももやっとさせるような返事をしていると、信用問題につながりかねません。

今回は、相手をもやっとさせてしまう返事の仕方3つと、信頼されるスマートな返事の仕方を紹介します。

相手をもやっとさせる返事の仕方3つ

コミュニケーションは双方のやりとりが大切であって、返事をする側だけの問題ではありませんが、ここではあえて「返事をする側」に焦点を当てます。

1. 時間に対する意思表示がない

「10日と15日であれば大丈夫です！」という返事をしてしまうと、日にちと時間をセットで聞かれていない限り、結局「10日なら何時が大丈夫ですか」と聞き返されてしまいます。具体的に時間まで伝えましょう。

先方が「10日の10時から16時の間で」というように幅を持たせている場合、「その時間内なら私もいつでもいい」と思ったとしても、「じゃあ、10日の10時で」というように、こちらからスケジュールのやりとりを完結させるのがスマートです。「その時間帯ならいつでも」と答えるのは、相手への配慮にはなっていません。迷った場合は、その中の一番早い日時に決めることをおすすめします。

2. 断定的でない返事

「行けると思います」「間に合うと思います」という曖昧な返事を、無意識にしていないでしょうか。約束ごとにおいて「〜〜と思います」は、相手にとって不安が残る回答です。もし先約との兼ね合いで断定が難しいなら、正直にその旨を伝えた方が好印象です。

• 「そのあたりの時間は今調整中なので、今週の金曜日に必ず確定のお返事をします」
• 「11時にはあいにく間に合いません。11時30分であれば確実に間に合います」

3. 今後変更の可能性を匂わせる返事

「20日(火) の朝10時から2時間、お時間ありますか」という提案に対して、「今のところは大丈夫です」と返事をしていないでしょうか。

提案する側が具体的な日時を示しているのに「今のところ」と言ってしまうと、後で「その時間、他の予定が入ったのでキャンセルさせてください」となる可能性が拭えません。第三者を交えて日程調整が何度も往復するような場面であれば「今のところは」が必要なこともありますが、その場にいる当事者同士だけで完結するスケジュール調整では、しっかり約束できるときに「今のところは」という言葉は避けましょう。

信頼されるスマートな返事の仕方

相手に信頼してもらえる返事の仕方は、「シンプルにわかりやすく伝える」ことに尽きます。

即決できないなら、いつになったら返事ができるのかを答えるべきです。また、「なくてもいい一言」は、かえって不安を与えてしまいます。「現在は調整中ですが、参加させていただきます」という返事をもらうことは少なくありませんが、必ず参加するのであれば「現在は調整中ですが」という前置きは不要です。

「遅れての参加になります。時間は調整中です」という場合は、何日になれば到着時間がわかるのかを添えておくと、相手への配慮になります。到着時間がわかり次第、早めに連絡しましょう。

まとめ：返事において言葉の過不足は、配慮の過不足

「日程調整をする側」「返事をもらう側」「まとめ役」を何度か経験すると、自分が返事をする側になったときに、相手への想像がしやすくなります。相手は今何を聞きたいのか、今何を決めようとしているのかを俯瞰して見られると、配慮のある返事ができるようになります。

日程調整そのものの配慮についてはこちら、「大丈夫です」の曖昧さについてはこちらでも詳しく解説しています。組織全体でこうした「言葉の過不足をなくす」コミュニケーション力を鍛えたいとお考えの企業様は、ぜひシュプラノートの研修メニューをご覧ください。

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